giovedì 3 aprile 2014

Filofax - To do list generica

to do genericaDopo aver parlato della sezione planner della mia agenda ora è arrivato il momento della sezione "TO DO".
Prima di organizzarci la settimana, la cosa migliore da fare è sapere quali e quante sono le  faccende da sbrigare per poterle suddividere facilmente.
Può sembrare una delle cose più banali al mondo ma, non so voi, per me è sempre stato veramente molto complesso.
Così , tra un libro sull'organizzazione, un video su youtube e un post di blog ho creato la mia personale sezione cercando di trovare un modo comodo e facile da usare in qualsiasi momento della giornata, servendomi di diversi strumenti sia cartacei che elettronici.
Ora vi mostro nei dettagli il mio metodo.
Durante la giornata ogni situazione è buona per prendere spunto su nuove creazioni, lavori da terminare o semplicemente faccende da sbrigare.
A fine giornata se mi ricordo anche solo una delle cose dette o per la maggior parte delle volte solo pensate, è un miracolo. Mi avvalgo così di molti strumenti che mi permettono di non perdermi” la maggior parte” di questi pensieri (tutti sarebbe utopia).
Partiamo dal principio che ogni pensiero andrebbe trascritto; non importa quanto in quel momento si e sicuri di non dimenticarlo, l'unica cosa sicura e che sicuramente ce la dimenticheremo.
Purtroppo non sempre si ha il tempo di trascrivere in bella copia e ordinatamente le cose da fare, la cosa migliore da fare è trovare il minor numero di posti possibili su cui scrivere tutto e, in un secondo momento, trascriverli in base a determinate categorie.
Per fare questo utilizzo  due metodi:
1. Elettronico
Ho provato vari programmi, alcuni molto semplici, altri più complicati , ma il migliore in termini di praticità, a mio avviso, è "Do it tomorrow", una semplice riproduzione su schermo dei fogli today (oggi) e tomorrow (domani) di un’agenda.
L'ho installato su tablet, PC e telefono in questo modo, tramite sincronizzazione con account ho sempre a disposizione la lista aggiornata.
Screenshot_2014-04-03-05-58-51L'applicazione è gratuita e scaricabile direttamente dal playstore. E possibile avere anche un "ritaglio di pagina" su smartphone e tablet tramite widget, ma richiede un piccolo contributo. Dopo qualche giorno dal primo utilizzo ha acquistato il widget più grande. Sul mio galaxy s2 prende l'intera schermata ed è come avere un post-it e una penna sempre in tasta. Il widget permette di segnare una nota anche senza aprire il programma rendendo più veloce l’inserimento, soprattutto se il vostro telefono non e tra i più performanti.
Non sfrutto a pieno le sue potenzialità, lo utilizzo solo come raccoglitore, poi una volta al giorno (o 2/3 giorni in base agli impegni quotidiani) passo al vaglio la lista davanti al computer e sul momento decido cosa fare di quel determinato impegno. A volte alcune cose che scrivo richiedono meno di 2 minuti per eseguirle ed è per questo che lo faccio davanti al pc.
Se ad esempio si tratta di mandare una mail, effettuare una breve ricerca o una breve telefonata, scaricare un programmato comunque qualcosa di molto breve lo eseguo subito e lo cancello direttamente.
Tutto quello che richiede invece più tempo la trascrivo negli appositi fogli dell'agenda in base alla tipologia di impegno.
Screenshot_2014-04-03-05-59-032. Cartaceo
Il meccanismo è molto simile a quello elettronico ma utilizzo un foglio plastificato dove scrivo con un pennarello indelebile e, una volta trascritto tutto, cancello con un po' d’alcool per farlo tornare come nuovo, vi ho lasciato una versione A5 che utilizzo per la mia agenda nel To do list plastificata, fatemi sapere se l’avete scaricata e la trovate comoda.
Capita a volte che anche gli impegni saltati in agenda attraverso gli sticker debbano essere spostati a data da destinarsi, può capitare con una cena saltata ma che non si sa quando si potrà rifare, un impegno ricorrente ma non a date prefissate (autolettura utenze, lavoro di merchandising non a scadenze fisse), oppure quando l'impegno è stato "assolto" ma non del tutto e si è in attesa della risposta di una terza persona per poter completare l'impegno.
Per non attaccare qua e la gli sticker in attesa di essere assegnati, utilizzo un foglio di acetato trasparente che tengo insieme al segnapagina nella settimana corrente.
foglio in acetato per stickerCon questo post vi ho spiegato come gestisco la mia to do list generica, ne prossimo spiegherò come ho organizzato la "to do list mirata", quella realizzata seguendo i consigli di esperti organizzatori come David Allen.
Io prima di questo tipo di organizzazione utilizzavo una miriade di foglietti sparsi qua e la e quaderni iniziati ma mai finiti, programmi pieni zeppi di note con liste o ritagli di articoli ma mai sfruttati perché diciamocelo, mettersi a raccogliere tutto richiedeva più tempo che fare le cose sul momento.
Voi invece come fate? Avete un unico posto oppure siete sommerse da mille bigliettini volanti? fatemelo sapere lasciando qui sotto un commento.
Al prossimo post!